GE Healthcare Life Sciences behövde ett robust program för att säkra sin affärskontinuitet (Business Continuity Management). Ett spännande globalt uppdrag som utvecklades till att certifiera sju produktionsanläggningar enligt ISO 22301. Vi har träffat Niclas Johansson på GE Healthcare Life Sciences och Nils Kjellgren på 4C Strategies för att tala om denna tämligen unika satsning på kontinuitetshantering.
Hej Nils, vi har stöttat GE sedan 2014, vilken del av bolaget arbetar vi med?
– Vi arbetar med GE Healthcare Life Sciences som utvecklar och tillverkar utrustning och produkter som används vid framställning av biologiska läkemedel, till exempel monoklonala antikroppar och insulin.
”Ett stopp i leveransen till kunderna skulle eventuellt kunna vara förödande för alla som behöver sin behandling.”
Inom GE Healthcare Life Sciences finns ett antal produktionsanläggningar som är kritiska för verksamheten, det vill säga om det händer något med dem kan det få stor negativ påverkan på företaget. GE är en kritisk leverantör till sina kunder, så om de stannar så stannar potentiellt också kunden; vilket skulle kunna vara förödande för alla de människor som behöver medicin och behandling.
Vad är det vi gör mer specifikt?
– Tillsammans med GE har vi arbetat med att utveckla, implementera och följa upp kontinuitetshanteringen på sju anläggningar i världen: två i USA, tre i Europa, en i Asien och en i Oceanien.
Eftersom produktionen är kritisk för deras kunder så ställs det höga krav på hur man säkerställer sin leverans. GE jobbar på många olika sätt, dels med lagerhållning där färdigtillverkade produkter lagras i olika längd beroende på interna och externa krav, dels med deras leverantörer av råvaror och material. Detta gör det möjligt att fortsätta leverera varor medan den ordinarie produktionen återställs om det skulle ske en större incident.
De jobbar självklart också med att säkerställa att produktionen kan fortgå om det händer något på respektive anläggning. Om störningar ändå uppstår i produktionen, vad gör de då? Där har vi stöttat GE med deras kontinuitetshantering.
”Sju produktionsanläggningar globalt är certifierade enligt ISO 22301, för kontinuitetshantering.”
Kontinuitetshantering innefattar i detta fall hela kedjan från det akuta omhändertagandet till krishantering och vidare till kontinuitetshantering. Förutom det här arbetet har vi även hjälpt dem att certifiera sig enligt en ISO-standard som heter ISO 22301, för kontinuitetshantering.
Vår främsta kontaktperson i uppdraget Niclas Johansson sitter i Uppsala och är Business Continuity Manager för GE Healthcare Life Sciences.
Niclas, hur har samarbetet med 4C Strategies fungerat?
– Samarbetet har fungerat väldigt bra. Genom hela processen så har 4C Strategies bidragit med sin expertis och även sitt flexibla arbetssätt.
Vad har 4C Strategies bidragit med främst?
– Expertis, kunskap och framförallt ett stort ansvarstagande inom de områden 4C Strategies ansvarat för under implementeringen och även uppföljningen av allt jobb som är gjort. Sen vill jag också framhäva en stor drivkraft att komma fram till resultat.
”Expertis, kunskap och stort ansvarstagande har präglat vårt samarbete med 4C Strategies.”
En viktig del av uppdraget har varit ISO-certifieringen, vad har den betytt för er?
– Att visa våra kunder att vi har processer på plats för att kunna hantera en incident och krissituation. Det visar också att vi som företag kontinuerligt kan leverera produkter där vi även har en dedikerad organisation (Security of Supply) som tittar på detta ur ett brett perspektiv.
Vi går tillbaka till Nils, hur startade samarbetet?
– Vi blev kontaktade 2014 för att hjälpa GE med ett arbete i USA där vi genomförde analyser och utvecklade en kontinuitetsplan för en anläggning. Arbetet fortsatte sedan med att utveckla ett ramverk, det vill säga själva ledningssystemet för kontinuitetshanteringen. Vi har tillsammans utvecklat policyn och manualen som berättar vad de ska göra och hur det skal göras samt även satt strukturen för hur de ska jobba med de här frågorna på varje anläggning.
I samarbetet med GE så tog vi fram allt workshopmaterial för hur anläggningarna skulle samla in all data, vi tog fram riskbedömningsmallar, kontinuitetsplanmallar, vi har övat dem, skrivit krisplaner och har varit löpande stöd under deras ISO-certifiering för kontinuitetshanteringen.
När kom frågan om ISO-certifiering upp?
– Det bestämdes ganska tidigt i vårt samarbete att de skulle ISO-certifiera ett antal anläggningar för sin kontinuitetshantering. Vi satte en plan för hur det skulle gå till och sen har vi stöttat alla produktionsanläggningar med att komma i mål med certifieringen. Den sjunde och sista anläggningen i raden blev klar med sin certifiering 2019. Det är ju en sak att göra analyserna, samla in datan och skriva en kontinuitetsplan, men att sen få in allt så det blir ISO-certifierat, det är rätt mycket jobb.
”Min bild är att certifieringen är så omfattande att det inte finns något motsvarande case i Sverige.”
GE var ett av de första företagen både i Sverige och inom biopharma att ISO-certifiera sin kontinuitetshantering. När det kommer till Sverige är den här ISO-certifieringen inte jättevanlig, vi ligger lite efter i Norden. Min bild är att certifieringen är så omfattande att det inte finns något motsvarande case i Sverige. Det finns andra företag som har certifierat till exempel en datahall, men det är rätt stor skillnad mot att certifiera en hel organisation där det ingår sju anläggningar globalt.
Vilka är de främsta utmaningarna som du har sett i det här arbetet?
– Ska jag vara helt ärlig så har det varit få riktigt stora utmaningar. Om vi kommer till andra företag och ska skriva en kontinuitetsplan, det vill säga, vad man gör man när något går fel, då är det många som säger ”Det där har vi i huvudet, det finns ingen dokumenterad plan”.
Här har det ju varit precis tvärtom. GE arbetar mot läkemedelsindustrin och de är vana vid minutiös och detaljerad kontroll och dokumentation. Allt är enormt kontrollerat och det finns stora krav på spårbarhet – ända tillbaka till råmaterialens källa, vilket gjorde att processen inte på något sätt var främmande för dem.
”GE Healthcare Life Sciences är vana vid detaljerad kontroll och dokumentation.”
Den främsta utmaningen skulle jag säga har varit att förstå revisorernas olika krav när de kommer till en anläggning. Olika revisorer har olika syn på kontinuitet och kan tolka ISO-standarden på olika sätt. Här har vår erfarenhet förenklat jobbet med att certifiera siterna.
Varför valde GE Healthcare Life Sciences att samarbeta med oss tror du?
– Det kanske man inte ska skriva i en artikel för att det låter skrytsamt (jo det tycker vi att vi ska, reds. anm.), men jag kan inte se att det finns någon som är lika bra på det här som vi, och som har våra resurser. I det här arbetet har vi haft folk som både är duktiga på riskhantering och krishantering och som dessutom har god erfarenhet från olika revisioner.
4C Strategies är ett ledande företag inom vår bransch, så när en stor kund kommer till oss har vi resurser att köra ett projekt över lång tid med flera parallella spår. Totalt har cirka 10 personer varit inblandade från vår sida. Jag har varit sammanhållande och delaktig från 2014 och fram till nu.
”Långt samarbete, globalt uppdrag och stort förtroende gör uppdraget särskilt spännande.”
Vilken bakgrund har du själv förresten?
– Jag har varit officer i 10 år, är ekonom och statsvetare och har jobbat här på 4C i 12 år, så min bakgrund är ganska bred. I försvaret var jag i flottan och ett fartyg är ju uppbyggt som en kontinuitetsplan, det finns ju dubbelt eller trippelt av allt. Kan man inte styra på normalt sätt slår man över på reservmetoden och fungerar inte reservmetoden så har vi ytterligare en reservmetod. Så tänket kring kontinuitet har jag med mig ända från min tid i försvaret.
Vad är det som gör det här uppdraget så spännande?
– Dels är det längden på uppdraget, vi har samarbetat i fem år nu och samarbetet fortsätter. Det förtroende som GE har visat oss känns också väldigt spännande för oss. Vi har ofta åkt själva till siterna utan att de har varit med. Sen är det ju ett globalt uppdrag, vilket gör det intressant och komplext på sitt sätt.
”Med det här arbetet visar vi kunder att vi gör vårt yttersta för att kunna leverera.”
Niclas Johansson, Business Continuity Manager för GE Healthcare Life Sciences
Vi rundar av med att fråga Niclas Johansson på GE vilka råd han vill ge till ett företag som står inför ett kontinuitetsarbete och en ISO-certifiering.
– Support och stöttning från ledningen är viktigt för att detta ska prioriteras inom organisationen. Resursfrågan bör också beaktas då detta arbete kräver mycket tid. Vidare så bör en analys genomföras för att se ”added value” av en certifiering. Ur vårt perspektiv så visar vi kunder att detta är ett mycket viktigt område där vi som företag gör vårt yttersta för att kunna leverera våra produkter.
