De flesta verksamheter inom energisektorn har planer för hur kriser och allvarliga störningar ska hanteras. Den svåra frågan är hur planerna fungerar när läget snabbt förändras, informationen är ofullständig och beslut måste fattas under tidspress.
Teknik och processer är viktiga, men de räcker inte. Människor måste också kunna dela information, prioritera och arbeta tillsammans när pressen ökar.
Organisationens förmåga att agera under press stod i centrum när ett större europeiskt energibolag nyligen deltog i en simuleringsövning. Målet var att stärka förmågan att upptäcka och hantera en framväxande incident samt samordna arbetet mellan berörda funktioner.
4C Strategies ansvarade för metodik, övningsledning och utvärdering. Övningen omfattade tidig upptäckt av avvikelser, beslutsfattande och samverkan under en pågående störning.
– Förmågan att agera snabbt och samordnat är central när samhällsviktig verksamhet utsätts för allvarliga störningar eller avsiktliga angrepp. Genom realistiska övningar kan organisationer identifiera styrkor och utvecklingsområden samt bygga långsiktig motståndskraft, säger Patrik Thunholm på 4C Strategies.
Ett scenario som snabbt förvärrades
Deltagarna ställdes inför ett scenario där läget stegvis förvärrades. Förutsättningarna ändrades under övningens gång och nya beslut behövde fattas löpande.
Fokus låg på hur olika funktioner samordnade sitt arbete, hur information hanterades och delades samt hur ledningen prioriterade i ett komplext läge.
En plan på papper är en sak. Att få flera delar av verksamheten att arbeta åt samma håll under press är något annat. Övningen visade hur verksamheten fungerade när ordinarie arbetssätt sattes på prov.
Störningar får konsekvenser i flera led
Energisektorn är en central del av samhällets kritiska infrastruktur och är i hög grad beroende av digitala system, externa leverantörer och andra samhällsviktiga funktioner.
En störning kan därför snabbt påverka fler aktörer. Organisationen behöver kunna skapa en gemensam lägesbild, få fram relevant information och samordna sina beslut. Genom att öva går det att upptäcka otydliga ansvarsområden, sårbarheter och beroenden innan en verklig incident inträffar.
Övningen utvärderades på tre sätt
Utvärderare följde deltagarnas arbete och bedömde det utifrån övningens mål. Direkt efter genomförandet hölls också korta utvärderingssamtal, så kallade ”hot debriefs”, där deltagarna fick reflektera över sina insatser medan händelserna fortfarande var färska i minnet.
Deltagarna besvarade även en enkät om sina erfarenheter. Underlaget består därmed av utvärderarnas observationer, deltagarnas direkta reflektioner och deras enkätsvar.
Materialet sammanställdes i en efterrapport som därefter överlämnades till den deltagande organisationen. Rapporten innehåller konkreta rekommendationer och ger stöd i det fortsatta arbetet med krisberedskap och resiliens.
Planer behöver prövas under press
För energisektorn behöver övningar vara en återkommande del av beredskapsarbetet.
– Många organisationer har planer och processer på plats, men det är först genom realistiska övningar som man verkligen ser hur verksamheten fungerar under press. Vi ser att fler aktörer vill stärka sin motståndskraft och skapa trygghet i både ledning och operativ verksamhet, säger Patrik Thunholm.
