Vad händer med ledarskapet när vardagens strukturer inte längre går att lita på?
Klockan är 08.15.
Elen har gått i delar av kommunen. Telefoni och flera digitala system ligger nere. Bemanningen är ansträngd och oroliga vårdnadshavare försöker få kontakt med skolan. Huvudmannen har ännu ingen samlad lägesbild.
Vad gör du?
Det var utgångspunkten för en av de praktiska övningarna när 60 rektorer i Karlskrona kommun deltog i halvdagsutbildningen Att leda skolan i kris och krig. Utbildningen är en del av kommunens satsning på att stärka skolans beredskap och rektorernas förmåga att leda under svåra och snabbt föränderliga förhållanden.
Syftet var inte att hitta ett facit, utan att träna förmågan att leda när informationen är ofullständig, flera behov konkurrerar om uppmärksamheten och någon ändå måste ange riktning.
”Vi ville stärka rektorernas förmåga att leda även när de vanliga strukturerna inte fungerar och alla svar ännu inte finns. För oss var det viktigt att utbildningen inte bara gav kunskap, utan också möjlighet att öva, reflektera och diskutera hur vi tillsammans kan skapa en starkare beredskap i organisationen.”
Ann-Christin Nielsen, avdelningschef, Utveckling och verksamhetsstöd
Från plan till praktisk förmåga
För Karlskrona kommun handlar satsningen om att gå från planering till praktisk förmåga – skolans beredskap handlar om mer än att ha en krisplan. Verksamheten är beroende av flera kritiska funktioner, som el, transporter, måltider, kommunikation och bemanning. Om ett eller flera av dessa beroenden störs kan det snabbt få direkta konsekvenser för verksamheten.
Tillsammans med experter från 4C fick rektorerna arbeta med scenarier som satte både organisationen och det egna ledarskapet på prov. Fakta varvades med praktiska övningar, diskussioner och reflektion kopplad till den egna verksamheten.
En deltagare beskrev upplägget så här:
”Bra att blanda lyssnande med görande med vår egna verksamhet. Det ni pratar om blandas in med egna exempel som förstärker det som sagts.”
Fokus låg på att skapa lägesbild, prioritera, fatta beslut under osäkerhet och förstå när en fråga kan hanteras lokalt och när stöd eller beslut behöver komma från huvudmannen.
När planen inte räcker
I scenariot går tiden. Klockan blir 10.30 och elavbrottet ser ut att kunna pågå i flera dagar. Lokaler blir kalla, måltider kan inte tillagas som planerat och skolskjutsarna fungerar bara delvis.
Rektorn behöver nu snabbt skapa en lägesbild: Vad vet vi? Vad är osäkert? Vad betyder det för verksamheten?
Sedan måste informationen omsättas i prioriteringar. Trygg tillsyn kan behöva gå före ordinarie undervisning. Ett beslut som var rimligt för en timme sedan kan behöva ändras när läget förändras.
Osäkerhet skapar lätt en vilja att vänta på mer information. Men även väntan får konsekvenser. Målet är därför inte alltid det perfekta beslutet, utan ett tillräckligt bra beslut i rätt tid.
Som en deltagare uttryckte det: ”Prioritera och utgå från nuläget!”
Samtidigt behöver gränsen mellan lokalt ansvar och central samordning vara tydlig. Rektorn ska kunna agera, men ska inte behöva bära systemet ensam.
Ledarskapet under press
En kris påverkar inte bara organisationen. Den påverkar också människan som ska leda.
Under press tenderar vi ofta att förstärka våra vanliga beteenden. Den som normalt är snabb kan höja tempot för mycket. Den som är noggrann kan vänta för länge. Den som gärna tar ansvar kan börja kontrollera för mycket och själv bli en flaskhals.
Därför fick deltagarna reflektera över sitt eget beteende under press: Vad tenderar jag att göra? Vad kan det leda till? Vad behöver jag särskilt komma ihåg när trycket ökar?
En deltagare tog med sig: ”Goda insikter i prioritering samt mitt förhållningssätt vid kris.”
Självkännedom tar inte bort stressen, men kan hjälpa ledaren att upptäcka när en styrka börjar bli en begränsning.
Förmåga byggs före krisen
En plan är viktig. Men först när den prövas blir det tydligt om ansvar och mandat är kända, om kontaktvägar fungerar och om organisationen vet vad den ska göra när ordinarie system inte längre går att använda.
Mental förberedelse är en del av samma arbete. Genom att tänka igenom möjliga händelseförlopp i förväg blir situationen mindre främmande när den väl inträffar.
En deltagare sammanfattade det så här: ”Att vänja sig vid tanken och uppmuntra organisationen att tänka och agera själv när planen inte räcker.”
Det fångar också ambitionen med utbildningen: inte att planera bort varje tänkbar kris, utan att stärka förmågan att agera när verkligheten avviker från planen.
Som en av deltagarna uttryckte det: ”Att vara beredd och inte rädd.”
