COVID-19: Lärdomar från städers hantering

Kunder: Flera städer med varierande storlek, inklusive en europeisk huvudstad. Respektive stad befinner sig i olika faser avseende hanteringen av COVID-19.

Utmaning: Stödja enskilda städer i deras hantering av COVID-19, genom en holistiskt, strukturerad och anpassad syn på krishantering.

Lösning: 4C Strategies trestegsprogram är utformat för att hjälpa krisledningsteam att över tid agera effektivt och ansvarsfullt så att de kan ge stöd åt innevånare, företag och samhället i stort.

Fördelar: Programmet möjliggör för städer att dra även tidiga slutsatser av befintlig hantering av COVID-19, prioritera och genomföra lämpliga åtgärder vid olika tiderpunkter under pandemin, samt säkra erfarenhetsåterföring från denna exceptionella händelse.

Bakgrund: COVID-19 pandemin har ställt extrema krav på städers krishanteringsteam att agera. Få eller inga har den erfarenhet eller kunskap kring att hantera nedstängningar, hälsofara, social oro och en snabbt ökande arbetslöshet. 4C Strategies kontaktades av flera städer som ville ha stöd att stärka sin förmåga.

Rådgivning till aktörer

När samhället återgår till det normala, oavsett om det är ett nytt tillstånd eller inte, kommer många insatser göras för att analysera olika aktörers hantering av COVID-19. Vi pratar med 4C Strategies principalkonsult Hans Arvidsson om den pågående pandeminhanteringen i både storstäder och mindre städer, och hur de förbereder sig för en eventuell ”andra våg” senare i höst eller vinter.

Exempel på lärdomar från städers hantering av COVID-19

  • Gör en snabb genomgång utifrån coronaarbetet av dina system, organisation, ledningskultur och processer, se vad som fungerat bra och dåligt, gör en prioritetslista med åtgärder på kort sikt och allokerade resurser dessa. Allt stöd till det främsta ledet där den faktiska krisen inträffar, som i skolor och på vårdhem.
  • Kommunicera regelbundet med media och via officiella kanaler. Förbered frågor och svar för de vanligaste ämnena. Var inte rädd för att erkänna att du inte vet hur utfallet blir. Var medveten om dina gränser och var transparent.
  • Omvärdera din hantering efter en månad. Vad fungerade, vad fungerade inte och varför, har du rätt resurser i ditt team, har medarbetare färdigheter som du inte känner till?
  • Skapa en prioritetslista för de kommande 6–12 månaderna, medveten om att prioriteringar kan komma att förändras med situationen.
  • Arbeta i nära samarbete med andra städer i din region för att dela resurser, idéer och framgångskoncept. Skapa riktmärken och arbeta mot dem. Stöd varandra i policyfrågor, resursdelning, medierapportering och omvärldsbevakning.
  • Ta den tid som behövs för att göra rätt saker och på rätt sätt. ”Långsamt tänkande” kommer att ge bättre resultat än ”snabbt tänkande”. Detta är en lång process om kräver uthållighet och olika resurser under pandemin.
  • Använd vad du lärt dig för framtida kriser, vara sig det är översvämningar, bränder, eller ”COVID-21”. Processen, strukturerna och människorna som gjort din hantering framgångsrik bör kunna anförtros i nästa krishantering. Var ledarskapskulturen adekvat eller blev det ”stuprör”?
  • Olika kriser kräver olika hantering och förmågor. Utforma din krishanteringsplan och för att kunna hantera flera incidenter samtidigt, av olika intensitetsnivå (exempelvis cyberattack under pågående COVID-19 hantering).

Tre steg till stöd för städers respons

“Vi arbetar med ett antal städer, inklusive en europeisk huvudstad, för att hjälpa dem att hantera deras respons med beprövad ”best practice”, inklusive professionell kommunikation till allmänheten och media genom pandemin, ” säger Hans. ”Städerna är olika stora – från hundratusentals invånare till miljoner – och i olika faser i händelsen av COVID-19. Likväl kommer de i stort att följa samma trestegsprogram vilket möjliggör att ta mer strukturerade, kunskapsdrivna beslut under och efter pandemin.”

“Vi arbetar med ett antal städer, inklusive en europeisk huvudstad, för att hjälpa dem att hantera deras respons med beprövad ‘best practice’, inklusive professionell kommunikation till allmänheten och media genom pandemin”

”De flesta städer som påverkats tidigt i pandemin agerade ofta med en bristande samordning och utan en större grad av förståelse. Men för många av dem kan deras bästa hantering kopplas till deras krishanterings­förberedelser, särskilt deras kontinuitets­arbete. 4C Strategies syftar till att ge städer, och andra offentliga och privata organisationer den hjälp de behöver nu såväl som på längre sikt. Det arbete de gör nu kommer också vara till hjälp när de hanterar andra kriser i framtiden.”

Steg 1 – en snabb diagnosöverblick av staden

Steg ett innebär en relativt begränsad diagnostisk granskning av en stads centrala krishanterings­grupps hantering. Fokusområden undersöks för att identifiera behov, luckor och förbättringsområden:

  • etablerade eller nya arbetsprocesser
  • organisationsstruktur och resurser
  • stödsystem, och

Detta görs genom att titta på vad som finns på plats, vad som fungerar, vad som inte fungerar, förändringar som behöver göras och vad som kan ändras på kort sikt. Informationen tillhandahålls på ett enkelt sätt, som rapporter eller interaktiva dashboards för krisgruppmedlemmar eller beslutsfattare.

“I grund och botten vill vi underlätta snabba vinster och säkra uthållighet bland gruppmedlemmarna kommande månader, genom en hanterbar men effektiv struktur,” fortsätter Hans. “Exempelvis, som en del av den snabba diagnostiska granskningen måste krishanteringsgruppen skapa en prioriteringslista med uppnåbara åtgärder och med dedikerat ansvar till specifika roller”.

”En stad kontaktade snabbt alla offentliga anställda för att ta reda på vilka som hade relevant kompetens som kan kallas in vid behov. Bland annat upptäckte de ett antal tidigare sjuksköterskor som nu arbetade i andra roller. I en annan stad beslutades att, baserat på prioriteringslistan, den initiala arbetsgruppen behövde omformas med nya kompetenser för att bättre hantera det aktuella läget.”

Steg 2 – djupgående analys utifrån goda exempel

Steg två sker vanligtvis fyra till sex veckor senare. Detta innebär en djupgående analys av hanteringen av COVID-19 med hjälp av goda exempel och ”best practice” som riktmärke, både ur ett internt och externt perspektiv. Nu involverande inte bara central krisledning utan också förvaltningar och bolag, politiska ledningen och olika samverkansaktörer.

Återigen är fokus på de fyra områdena processer, organisation, stödsystem och kultur. Under flera workshops analyserar vi vad som beslutades skulle göras i steg ett, vad som faktiskt gjordes, vad som inte gjordes, vad som fungerade och vad som inte funderade och varför. Dessutom listas antaganden på kort och lång sikt, och en ny prioriteringslista av aktiviteter skapas för de nästkommande sex till 12 månaderna, tillsammans med beroenden och över tid.

“För en stad betydde detta att samla in och dokumentera varje COVID-19-relaterat beslut som tagits under de första mycket hektiska och ostrukturerade veckorna,” säger Hans. “Vi pratar om hundratals beslut som tagits av hundratals människor. Detta ger ett öppet register, som hjälper oss att förstå vad som hände och varför samt hjälper oss att planera hur vi på bästa sätt går framåt. Vi letar inte efter ansvarsskyldighet, utan planerar för bästa möjliga resultat. ”

”En stad kommer typiskt sett att ändra sin krishanteringsstruktur såväl som de processer och system som används. I slutändan arbetar vi med ett rörligt mål, varför anpassningsbarhet är en nyckel till framgång. ”

Steg tre – lärdomar att institutionalisera

Steg tre kommer att genomföras efter krisen. Vid denna tidpunkt görs en fullständig översyn av krisen, inklusive hur den hanterades, vad som kunde ha gjorts bättre, vilken förmåga som saknades, vad som gjordes rätt och varför. Allt detta presenteras i en rapport tillsammans med tydligt definierade lärdomar och hur man ska agera på dessa.

“Beteende tenderar att upprepa sig själv”, säger Hans. ”Det finns en tendens att lärdomar observeras snarare än tas till sig. Du kan titta på de viktigaste resultaten från de flesta storskaliga kriser, från dot.com-kraschen till orkanen Katrina till vulkanutbrottet Eyjafjallajökull på Island, och lärdomarna kommer att följa ett liknande mönster. Som art har vi tydligen ett delvis okontrollerbart behov av att gå vidare och lämna det förflutna i hopp om att det inte händer igen. En del av detta kan förklaras av den statiska karaktären i våra riskhanteringsmodeller men det beror också på det mänskliga psyket. ”

”På 4C Strategies arbetar vi med beteendevetare, använder vår erfarenhet och mjukvaran Exonaut för att hjälpa städer att dra lärdomar och planera för nästa våg av coronavirus som kan komma under hösten, samt deras hantering av ett eventuellt ”COVID-21”. Detta kommer också att hjälpa dem att planera för, och hantera kriser som inte är relaterade till coronavirus. ”

Ekosystemstänk

Under en kris som denna är det viktigt att tänka på ekosystemet. Städer måste se bortom sitt innersta för det är inte där krisen inträffar. Främsta ledet är skolor och vårdhem, vilka behöver strukturerat stöd. Kommunikation med angränsande städer, involverande av myndigheter och politiker är också viktigt för att ge ett helhetligt och enhetligt svar till förmån för medborgarna, företagen och samhället som helhet.

“Vi har sett fall där mindre städer har samlat sina resurser för att köpa säkerhetsutrustning,” fortsätter Hans. ”Enskilt skulle de inte ha köpkraften för att säkra utrustning men tillsammans kan de uppnå nödvändig ekonomisk skala. Detta är bara möjligt när en stad sätter krishantering i ett helhetsperspektiv”.

Lärdomar från internationell, nationell, regional och lokal nivå

”Baserat på vårt omfattande COVID-19-arbetet på internationell, nationell, regional och lokal nivå, har vi mycket erfarenhet och kunskap som vi kan dela med både organisationer och företag, säger Hans. ”Exempelvis har stora företag mycket gemensamt med städer och länder då man arbetar med att skydda sina anställda och verksamhet över olika avdelningar och platser. Jag är övertygad om att varje organisation kan dra nytta av 4C Strategies trestegsprogram. Det skulle hjälpa dem att bättre hantera en kris idag eller imorgon och ta sig ut ur den starkare än de var tidigare”.

Hans Arvidsson, principalkonsult & partner på 4C Strategies.

Med över 15 år i företaget har han arbetat med nästintill allt inom integrerad riskhantering, incident- och krishantering och kontinuitets­hantering. Innan Hans började med 4C Strategies var han under många år managementkonsult på bland annat Accenture och McKinsey & Co.

Message sent

Thank you
Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

Thank you!

You are now registered.

Download pack

Photo credits

License

Choose size
  • Original image
  • Large image (2900px)
  • Medium image (1920px)
  • Small image (1024px)
DOWNLOAD

Get in touch

Book a demo

    Get in touch

      Message sent

      Thank you
      Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

      Message sent

      Thank you
      Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

      Message sent

      Thank you
      Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.