• Leverantören själv eller leverantörens leverantörer har betydande bortfall bland sin personal på grund av COVID-19.
• Leverantören behöver i en allmänt ansträngd krissituation prioritera produktion och leverans till andra kunder framför ens egen beställning.
• Verksamheter som levererar råvaror eller komponenter befinner sig i länder som har stängt ned hela sektorer för att minska smittspridningen.
• Stängda gränser fördröjer eller omöjliggör fungerande logistik och transporter.
• Leverantören har gått i konkurs.

I en tid av optimerade ”just-in-time” leveranser med komplexa globala försörjningskedjor har dessa faktorer snabbt gett märkbara effekter, inte bara rent operativt genom produktionsstörningar, utan också finansiellt eftersom utebliven leverans till kund innebär uteblivna intäkter.

I en situation som denna är det hög tid att på ett mer strukturerat sätt granska organisationens exponering för leverantörsrisker. Vi rekommenderar att genomföra ett fåtal konkreta aktiviteter för att snabbt få grepp på situationen:

1. Identifiera era mest kritiska varor och tjänster medtillhörande leverantörer. För att prioritera rätt kan det hjälpa att göra en grov första bedömning av vilken konsekvens ett avbrott av dessa leverantörer skulle få operativt, strategiskt och finansiellt. Se även över era konsekvensanalyser, riskanalyser och kontinuitetsplaner och granska om dessa leverantörer redan finns med där. Om inte, uppdatera!
2. Ta omedelbart personlig och direkt kontakt med de prioriterade leverantörerna och inled tät och regelbunden ömsesidig uppföljning. Var tydlig med att man behöver hjälpas åt att hantera krisen för båda partners bästa. Att bara förlita sig på att allt rullar på som vanligt kan vara ett misstag. Det är viktigt att i ett personligt samtal fråga hur leverantören hanterar och bedömer krisen och dess effekter, samt att läsa av varningssignaler ”mellan raderna”. Om möjligt avtalsmässigt, gör ett besök hos leverantören, med egen personal eller lokala partners, och inspektera de delarna i verksamheten som är mest relevanta för din beställning/verksamhet. Fortsätt ha tät och regelbunden kontakt och ömsesidig uppföljning. Leverantören är också intresserad av hur ni mår så att den kan vara säker på att ni betalar dennes fakturor!
3. Se över era kontinuitetsstrategier för att vid helt eller delvis leverantörsbortfall kunna upprätthålla verksamheten. Kapaciteten av befintlig lagerhållning samt säkerhetslager för kritiska produkter eller råvaror (egna eller hos externa partners) behöver genomlysas och bedömas på nytt, andrahandsleverantörer för single-source leverantörer behöver identifieras och alternativa logistikvägar analyseras.

Dessa steg gör det tydligt att detta inte bara är en uppgift som inköpsavdelningen kan hantera. Den bör säkerligen samordna dessa aktiviteter och utföra stora delar i detta men behöver stöd från ett antal andra avdelningar som bland annat produktion, logistik, risk- och kontinuitetshantering och juridik.

Nedanstående mall kan användas för att skapa en enkel överblick över leverantörsrisker i förhållande till COVID-19.

4C Strategies följer händelseutvecklingen noga och är tillgängliga för rådgivning och stöd i varje skede allt eftersom situationen utvecklar sig. Läs mer om vårt stöd kopplat till COVID-19. Här finner ni även våra samlade rekommendationer avseende hur organisationer kan utveckla sin förmåga att hantera COVID-19.

Mer information om kontinuitetshantering finner ni här. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har också lättillgängligt stöd avseende kontinuitetshantering.

Ni kan även nedan ladda hem ett whitepaper om att säkerställa kritisk verksamhet vid allmän spridning av COVID-19.