preloader

Rekommendationer avseende personalförsörjning och COVID-19

Pandemin har återigen kopplat sitt grepp om samhället och leder till att många organisationers behöver ha en mer aktiv planering för kontinuitet i sin verksamhet. Frågor kopplade till personalförsörjning är återigen tongivande. Det är särskilt sant inom viktiga samhällssektorer. Omfattande personalbrist och personalbortfall kan och har utsatt samhällsviktiga verksamheter inför mycket svåra prövningar. I inledningen av pandemin uppmanade 4C Strategies med många andra, bland andra MSB, till planering för en situation då en betydande del av personalstyrkan kan vara borta. Det är snart två år sedan. Ökad smittspridning av virusvarianterna omikron och delta gör att alla organisationer behöver planera för personalbortfall, och samhällsviktig verksamhet är särskilt utsatt.

Det finns flera skäl till varför personal kommer vara frånvarande, exempelvis:

  • Sjukfrånvaro (förkylningssymptom eller smitta).
  • Isolering (på grund av smitta i familjen eller bekantskapskrets)
  • Lagar, föreskrifter, allmänna råd och rekommendationer vars syfte är att minska smittspridning i samhället.
  • Vård av barn (förkylningssymptom eller smitta).
  • Omsorg om barn (i det fall skolor och förskolor väljer eller tvingas stängas).
  • Svårigheter att ta sig till arbetsplatsen på grund av eventuella restriktioner eller rädsla för smitta.
  • Normal frånvaro (semester, föräldraledighet etc.)

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har uppmanat till en planering för en situation då 20 procent av ordinarie personalstyrka är borta från arbetsplatsen under sex veckor. Under två av dessa sex veckor rekommenderar MSB vidare att planer bör göras för ett frånfall av upp till 40 procent av ordinarie personal.

Denna inriktning är en bra utgångspunkt för beredskapsplanering, även om vissa sektorer riskerar att drabbas ännu hårdare. Det är också viktigt att skilja på ett generellt personalberoende och ett beroende av vissa nyckelfunktioner där en förlust inte kan mätas i procent.

Många organisationer har redan börjat planera för sin personalförsörjning, exempelvis för deras krigs­organisation inom ramen för totalförsvarsplaneringen. Andra har inte börjat men inser nu att den rådande situationen i mångt och mycket ställer liknande krav. I hopp om att kunna underlätta i detta arbete har vi här valt att dela med oss av hur 4C Strategies arbetar med frågan internt och även tillsammans med många av våra uppdragsgivare.

Vi följer händelseutvecklingen noga och är tillgängliga för rådgivning och stöd i varje skede allt eftersom situationen utvecklar sig.

1. Fokusera på de verksamheter som är viktigast att upprätthålla

All verksamhet som bedrivs är inte lika kritisk och det finns ofta möjlighet att prioritera även mellan verksamheter. Vanligtvis finns det även delar av den kritiska verksamheten som kan prioriteras ned beroende på vilka omständigheter som råder. Det är vidare viktigt att fundera på om den kritiska verksamheten behöver upprätthållas på en ordinarie nivå eller om vi kan acceptera en lägre kapacitet.

Genom att fokusera på vad som verkligen är viktigast för organisationen att upprätthålla blir uppgiften lättare att angripa och insatser läggs där de gör mest nytta. Vidare skapas vanligtvis möjligheter att omallokera exempelvis personal och material från andra verksamheter.

Notera att speciella uppgifter för att hantera COVID-19 kan ha tillkommit i förhållande till ett normalt läge. Dessa uppgifter bör också prioriteras.

2. Identifiera vilka personalkategorier och enskilda nyckelpersoner som behövs för att upprätthålla verksamheten

Normalt har en verksamhet såväl interna som externa kritiska personalberoenden. Med interna personalberoenden åsyftas personal som är anställd av organisationen, medan externa personalberoenden innefattar personal som kommer utifrån så som bemanningsföretag, vaktbolag, outsourcad växel och olika underkonsulter.

Notera att fokus bör ligga på personalberoenden som är kritiska för att upprätthålla verksamheten, men att övrig personal kan vara en värdefull resurs för att förstärka mer prioriterade uppgifter.

Vad som är ett lämpligt tillvägagångsätt för att identifiera interna och externa personalberoenden varierar. Varje kritisk verksamhet behöver analysera personalberoendet per verksamhet. Ibland är dock en organisations kritiska verksamheter väldigt lika och då kan det vara effektivt att identifiera beroenden till dessa samlat.

Bild: Exempel på kartläggning av personalkategorier och nyckelpersoner/funktioner

Det är viktigt att identifiera såväl personalkategorier som enskilda nyckelpersoner. Nyckelpersoner kan finnas såväl i organisationens chefsled som hos en enskild kvalitetskontrollant eller en lokalansvarig – frågan man ska ställa sig är om det finns några kritiska arbetsuppgifter som enbart en eller ett fåtal medarbetare har kompetens att utföra.

Notera att en personalkategori eller en nyckelperson kan vara viktigt för flera kritiska processer. För att kartläggningen ska ge värde bör det inte vara för abstrakt och nyckelpersoner bör exempelvis namnges.

3. Analysera konsekvenserna av resursbortfall, ta fram alternativa lösningar och reservplaner

När organisationen fått klarhet i vilka interna och externa personalberoenden som respektive kritisk verksamhet har är det dags att fundera på vilka konsekvenser COVID-19 kan få och om det finns åtgärder att vidta för att minska dessa konsekvenser.

Analysen avseende personalkategorier och nyckelpersoner skiljer sig åt. Gällande kategorier av personal kan man antingen ställa sig frågan om vilka konsekvenser ett bortfall om exempelvis 20 procent eller 40 procent får under en kort, respektive längre tid (2 veckor/6 veckor), alternativt analysera vilken lägsta bemanningsnivå som krävs för att upprätthålla den kritiska verksamheten.

Avseende enskilda nyckelpersoner bör man titta på om man har ett fullt eller delvist beroende (ett fåtal personer som delar på en kompetens) och vilka konsekvenser ett bortfall av respektive nyckelperson får under kort respektive längre tid (2 veckor/6 veckor). Här vill vi särskilt påpeka att vi aldrig träffat på någon organisation som inte har ett eller flera nyckelpersonsberoenden.

Bild: Exempel på kartläggning av fulla- och delvis fulla beroenden

Slutligen bör en översyn göras av möjliga reservlösningar och eventuellt befintliga kontinuitetsplaner.

  • Kan vi flytta personal?
  • Kan andra medarbetare erhålla en nyckelpersons kompetens?
  • Har vi avtal med bemanningsfirmor?
  • Kommer det vara en konkurrens om bemanningsfirmornas resurser – dvs. har andra liknande avtal som oss?

Finns inte reservlösningar på plats bör åtgärder vidtas. Enkla och användbara kontinuitetsplaner som tydliggör hur dessa lösningar ska tillämpas och aktiveras, bör också tas fram.

Notera att kontinuitetsplanerna behöver vara uppdaterade och korrekta samt kommunicerade och kända i organisationen för att vara fullt ut användbara. Längre ner kan du ladda ner kontinuitetsplan samt samlade stödmaterial gällande hanteringen av coronaviruset.

TIPS AVSEENDE RESERVLÖSNINGAR

  • Kunskapen om möjliga reservlösningar finns troligen redan inom organisationen
  • Tänk på att arbetet enbart behöver genomföras på en acceptabel nivå och att det inte alltid behöver vara den kvalitét som organisationen vanligtvis är van vid.
  • Tänk kreativt! Kan resurser delas med andra organisationer? Finns det möjlighet att återanställa pensionerade kollegor (notera att dessa kan vara en riskgrupp) eller sommarvikarier?
  • En nyckelpersons arbetsuppgifter kan delas på flera individer. Reservlösningen behöver inte vara en spegling!
  • Eventuellt kan en tillfällig omorganisation krävas. Eftersom fokus ligger på att upprätthålla kritisk verksamhet kan ett mer agilt förhållningssätt vara nödvändigt.
  • Det krävs ofta någon form av investering via utbildning och introduktion vid en förflyttning av personal för att säkerställa att arbetet utförs på en acceptabel nivå.
  • Bemanningsfirmor och andra befintliga partners, så som IT-leverantörer, juristbyråer, revisionsfirmor, konsultföretag etc, kan vara extraresurser att snabbt tillgå då de redan känner er organisation.

Mer information om kontinuitetshantering finner ni här. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har också lättillgängligt stöd avseende kontinuitetshantering.

 

Thank you for downloading!
The resource will be sent to the given email address. You are welcome to contact us with any question you may have.

    To learn more about how 4C Strategies process data, please read our privacy statement.

    I agree to be contacted for the purpose indicated above, and to receive information about 4C Strategies’ products, services and events.

    Message sent

    Thank you
    Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

    Thank you!

    You are now registered.

    Download pack

    Photo credits

    License

    Choose size
    • Original image
    • Large image (2900px)
    • Medium image (1920px)
    • Small image (1024px)
    DOWNLOAD

    Get in touch

    Book a demo

      Get in touch

        Message sent

        Thank you
        Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

        Message sent

        Thank you
        Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.

        Message sent

        Thank you
        Your message has been received. We will get back to you as soon as possible.